W styczniu 2001 Zarząd Główny SEP przyjął wytyczne przyjmowania członków i tworzenia jednostek organizacyjnych Stowarzyszenia poza granicami kraju. Celem było ustalenie zasad postępowania i warunków przyjmowania członków oraz tworzenia jednostek organizacyjnych SEP za granicą. Podstawą opracowania wytycznych jest statut SEP.

Ustalenia organizacyjne

• Przyjęcie za granicą nowych członków zwyczajnych i współdziałających wymaga dwóch wprowadzających członków zwyczajnych SEP.

• Członków zwyczajnych, współdziałających i wspierających poza granicami kraju przyjmuje ZG SEP i każdorazowo ustala wysokość oraz sposób realizacji składek członkowskich.

• Przyjęci członkowie zwyczajni i współdziałający są łączeni w grupach zagranicznych SEP powoływanych przez ZG SEP na podstawie statutu /np. Północnoamerykańska Grupa SEP, Kanadyjska Grupa SEP itp./.

• Obsługę administracyjno-finansową grup zagranicznych SEP prowadzi Biuro SEP lub oddział SEP. Do ich zadań i obowiązków należą:

1) ewidencjonowanie członków zagranicznych,

2) przyjmowanie i rozliczanie składek członkowskich,

3) prowadzenie wszelkiej korespondencji z członkami zagranicznymi,

4) przesyłanie członkom zagranicznym czasopism SEP (każdy członek zagraniczny opłacający składki otrzymuje bezpłatnie „SPEKTRUM” - Biuletyn Informacyjny SEP i wybrane czasopismo techniczne).

• Powołanie przez ZG oddziału SEP za granicą wymaga w szczególności:

1) uprzedniego wyjaśnienia i spełnienia przepisów formalno-prawnych w danym kraju,

2) ustalenia zasad funkcjonowania władz oddziału, z uwzględnieniem przepisów zawartych w statucie SEP,

3) ustalenia zasad rozliczeń finansowych oddziału z działalności statutowej i gospodarczej z ZG SEP i odpowiednimi urzędami w danym kraju.

• Korespondencja z jednostkami organizacyjnymi SEP za granicą jest prowadzona w języku polskim.

• Przy wzroście liczby członków i rozwoju jednostek organizacyjnych SEP za granicą Centralna Komisja Współpracy z Zagranicą SEP (CKWzZ) opracuje regulamin grupy zagranicznej. Poza zagadnieniami organizacyjnymi, regulamin powinien ujmować również sprawy finansowe, a w szczególności:

1) ustalanie składek członkowskich /normalnych i ulgowych/,

2) zasady pokrywania kosztów delegacji służbowych, uczestnictwa w imprezach stowarzyszeniowych itp.

• CKWzZ sprawuje opiekę i nadzór nad realizacją niniejszych wytycznych.